Las reuniones 1-1 son indispensables a la hora de relacionarnos y alinear objetivos y expectativas con nuestros colaboradores. Esto lo hemos mencionado en muchos artículos, sin embargo, en el artículo anterior hablamos de los elementos más importantes que deben conformar las reuniones 1-1 para que sean potentes. 

Además queremos darte algunos consejos prácticos para tener en cuenta a la hora de realizar estas reuniones. De esta forma jamás volverás a tener una reunión de la misma forma. Estos consejos son aún más importantes ahora en estos tiempos de crisis donde muchos están trabajando de forma remota

¿Qué elementos deben destacar en una reunión 1-1?

1. Esta es SU reunión, no la tuya

Esta reunión es realmente el momento para que tus colaboradores obtengan tu ayuda, no debería tratarse de informes de estado (esto puede hacerlo a través de correo electrónico o documentos compartidos, etc). Ten en cuenta sus necesidades y ponte en su situación y desarrollarás el marco adecuado para reuniones exitosas.

Hoy especialmente, lo que tus colaboradores necesitan no es solo recursos, tu dirección y tu paciencia sino que los escuches.  Que realmente prestes atención y entiendas lo que están haciendo y los momentos por los cuales están pasando.  

2. Programarlas y ser consistente

La consistencia es la clave, programa tus reuniones 1-1 como reuniones recurrentes en el calendario y siempre trata de llegar a tiempo y estar preparado, si surge algo urgente, comunícale con anticipación e inmediatamente re programa la cita.

No te demores, ya que los desafíos o problemas que tienen pueden necesitar ayuda inmediata. Por otro lado, a veces un colaborador puede no tener nada en su agenda del día y estar de acuerdo con no tener la reunión ese día.

Si estás presionado por el tiempo y tienes muchas cosas que hacer, es posible que desees re programar la reunión o posponerla, yo evitaría hacer esto con demasiada frecuencia, ya que siempre hay cosas que discutir, pero es tu decisión como líder. 

Hoy especialmente, cuando tus colaboradores tienen tanto desafíos personales como profesionales en sus vidas, es un momento oportuno para simplemente preguntarles como están, como están sus familias y que cosas les están preocupando.  

 Ocasionalmente, las reuniones 1-1 donde no hay nada apremiante son los mejores para hacer un chequeo de temperatura, ver cómo van las cosas con el equipo o incluso hablar sobre el desarrollo de su carrera. 

3. Tener una agenda definida

Típicamente, yo comparto un documento en Google Docs con mi equipo donde ellos pueden colocar lo que quieran discutir y yo hago lo mismo, esto da a ambas partes la oportunidad de prepararse. Esto es aún más importante si se trata de temas más delicados como un ascenso, un problema importante o el desarrollo de una carrera.

Si estás discutiendo estos temas, asegúrate de que tu colaborador esté al tanto de los temas de la agenda y tenga tiempo suficiente para prepararse.  

Ojo que la agenda la deberían definir los dos pero principalmente tu colaborador (ver punto #1).  

4. Dale tiempo a la gente

Realmente depende de la frecuencia de tus reuniones, pero por lo general, me di cuenta de que si realmente quieres profundizar y tratar temas más desafiantes (que a veces son los más importantes), necesitas al menos una hora, esto te da tiempo para charlar y discutir temas rápidos y fáciles de resolver y para sumergirte en un tema más profundo y desafiante. 

Ten en cuenta que también querrás de 5 a 10 minutos para acordar los siguientes pasos claros. (véase el punto siguiente)

5. Llegar a un acuerdo sobre los pasos a seguir, (definir acciones)

Esto vuelve a la idea de acuerdos vs. Expectativas. Asegúrate de dejar suficiente tiempo para llegar a un acuerdo sobre quién va a hacer qué en términos de los próximos pasos. 

Nada molesta más a la gente que pasar tiempo en una reunión solo para salir de ella sin tener claro quién va a hacer qué (o cuándo hay que completar la tarea o qué tan importante es).

Los acciones también forman la base de tu próxima reunión, por lo que de alguna manera vas a querer documentar los acuerdos. Esto puede implicar el uso de una herramienta como Wrike, Trello o Asana para crear o actualizar tareas, asignar tareas a otros y dejar claros los entregables y fechas detrás de ellos.

6. Escucha activamente y haz preguntas. Los 1-1 no son el momento para el multi-tasking

Por experiencia personal, puede ser muy frustrante para alguien que tiene muy poco de su tiempo, está estresado y se siente apresurado, que finalmente tengan una reunión y lo veas sentarse y “escuchar” mientras hace 3 y 4 cosas más a su vez.

Lo mismo en estos días de reuniones virtuales, se nota cuando una persona no está presente o está en su celular. Silencia, cierra tu computador portátil (¡O activa el modo “video” si estas en una reunión virtual!) e involúcrate realmente con la persona.

Una gran parte de estar presente es dejar que controlen la discusión y hacer todas las preguntas que consideras necesarias para entender correctamente los temas y para asegurarte de que la persona sepa que entiendes lo que está diciendo.

Si no hay temas específicos que discutir, hacer preguntas abiertas y simplemente dejar que la gente hable es también una buena manera de aprender sobre lo que está sucediendo y cómo se sienten, entonces puedes determinar por ti mismo, dónde y cuándo necesitas involucrarte.  

7. Reuniones Walk & Talk (caminar y hablar)

Este es uno de mis favoritos pero lamentablemente no se aplica bajo la cuarentena en la cual trabajamos hoy. En mi vida anterior iba caminando afuera de la oficina algunas veces para ciertas conversaciones (particularmente las relacionadas con la carrera / desarrollo personal).

Sigo haciendo estas caminadas durante mi trabajo con algunos de mis clientes de coaching. Algunas de mis mejores conversaciones y percepciones más profundas llegan cuando ambos salimos de la oficina y simplemente salimos a dar un paseo y discutimos temas. 

Si no tienes que tener tu computadora portátil a mano, usar una pizarra o consultar otra documentación, esta es una buena manera de salir, tomar un poco de aire y hacer ejercicio. También descubrirás que ambos se sentirán más relajados al discutir ciertos temas.

Las reuniones Walk & Talk pueden ser particularmente útiles para la realización de brainstormings creativos y también para hablar de estrategia y/o desarrollo profesional.

8. Dar retroalimentación (feedback)

La gente, particularmente los milenials, anhelan retroalimentación, de hecho, si escuchas mi podcast “7 señales de que es hora de tirar la toalla”, recordarás que una falta crónica de aprecio y de retroalimentación a menudo puede llevar a la gente al límite y animarla a responder a las llamadas de reclutadores y competidores.

Da feedback constructivo para que las personas sepan cómo lo están haciendo y dónde pueden mejorar. De la misma manera, debes estar preparado para recibir retroalimentación tú mismo.

También es importante proporcionar retroalimentación positiva cuando la gente está haciendo un gran trabajo. Evita elogiarlos con demasiada frecuencia, ya que corres el riesgo de ser visto como poco sincero, pero asegúrate de que cuando alguien ha hecho un gran trabajo, le muestres tu aprecio y le hagas saber lo mucho que su trabajo significa para ti y para el equipo.

9. En momentos de crisis: ¡Ten más reuniones! (1-2 / semana)

En semanas como las que hemos tenido tus colaboradores se pueden sentir muy solos, aislados, con miedo y confusos. Es crítico que estés presente para ellos. Aunque sea llamarlos 5 minutos para preguntar cómo están, qué hicieron este fin de semana o que están haciendo con su tiempo libre.

Mira estos días como una oportunidad para ser curioso, conocerlos mejor e ir más allá de lo que haría un jefe normal. La lealtad y recompensa que esto puede generar para ti y la empresa es tremenda.

Es tu turno

Lograr reuniones 1-1 óptimas requiere tiempo, práctica y paciencia, incluso después de haber dirigido equipos durante los últimos 17 años, siento que siempre estoy aprendiendo y mejorando, pero el resultado puede ser increíble, con miembros del equipo más felices y productivos que disfrutan de lo que hacen en las buenas y en las malas (particularmente hoy día) y hacen que el ambiente de trabajo general sea mucho mejor.

Espero que este articulo haya sido de gran utilidad para ti, te aseguro que siguiendo las sugerencias descritas arriba, lograras mejorar la productividad y motivación de tu equipo. ¡Te deseo mucho éxito!

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