Como líder, las reuniones 1-1 que tienes con tu equipo son a menudo una de las acciones más infravaloradas y a la vez, importantes que ocurren dentro de tu organización, en pocas.palabras, tu capacidad para llevar a cabo reuniones 1-1 efectivas y de provecho con tu equipo será en última instancia la medida más importante de tu éxito (o fracaso) como líder.

¿Qué elementos deben destacar en una reunión 1-1?

1. Comunicación

Estas reuniones son una parte vital de cómo y qué le comunicas a tus miembros de equipo. Y esto es muy importante porque ayuda a aclarar las diferencias entre cuáles son tus expectativas y cuáles son tus acuerdos.

La situación que hoy vivimos debido al aislamiento social hace que la comunicación clara y frecuente sea aún más importante.

Si tienes la expectativa de que alguien que trabaja contigo va a entregar “X” tarea en una fecha determinada, existe el riesgo de que esta persona vea tus expectativas de manera diferente, las malinterprete y haga algo diferente en su lugar. Lo importante aquí es cerrar “acuerdos”, de preferencia por escrito en vez de quedarse con expectativas que tal vez no se cumplan.

Los 1-1 son críticos para ayudar a asegurar que tú y tus colaboradores estén de acuerdo en lo que se necesita hacer, en qué orden y para cuándo.

2. Prioridades

En la era de la interminable lista de tareas en Asana, mensajes de Slack y correos electrónicos, encontrarás que cuando las prioridades de tu equipo no se alinean con las tuyas, las cosas salen mal.

Las reuniones 1-1 son excelentes para revisar las prioridades y estar de acuerdo con tus colaboradores sobre lo que importa y lo que no importa, cuanto más a menudo se calibre esto, menos probable es que se pierdan los entregables debido a una priorización incorrecta.

 Esto es aún más potente cuando tú o tu organización utiliza la metodología de fijación de metas de OKRs (encontrarás un enlace en este artículo para que descargues nuestro ebook completo con todo lo que necesitas saber sobre OKR)

Las prioridades cambian, las personas cambian y el mercado cambia, por lo que es importante alinearse periódicamente con las cosas que más importan y cuándo deben lograrse. 

3. Obstáculos

Como líder, una de tus principales responsabilidades es eliminar los obstáculos para que tu equipo pueda ser lo más eficaz posible, ya sea una orden de compra que esté atascada en las finanzas, que una campaña no haya sido lanzada todavía, o que una característica del producto requiera cambios, tu equipo va a pedirte consejo sobre cómo arreglar las cosas o involucrarte para desbloquearlas cuando no puedan hacerlo. 

Cuanto más rápidamente puedas identificar y eliminar obstáculos, más rápidamente se completarán las tareas y los proyectos y todos serán más felices.

4. Dinámicas de equipo

Como mencionamos en el artículo “7 Señales de que es hora de tirar la toalla” (que por cierto si no lo has leído, ¿qué esperas?) la dinámica tóxica y venenosa de equipo es una razón clave por la que algunas personas deciden buscar pastos más verdes (otro trabajo).

Como líder, quieres adelantarte a los problemas que amenazan la armonía de las personas o, al menos, su capacidad para trabajar en equipo.

Cuando haces las preguntas correctas sobre cómo se lleva tu colaborador con la gente de otros equipos, qué está pasando en esos equipos y qué problemas pueden estar interfiriendo con la gente, eres proactivo.

Ahora en nuestra nueva era de trabajo remoto y comunicación por Zoom, email y Whatsapp es aún más probable que haya mal entendidos que causen fricción entre las personas y los equipos. Presta atención a ello y no te olvides de hacer preguntas abiertas como “Como te va con X en tal equipo?” o “Que tipo de desafíos estamos viendo trabajando con este equipo / esta persona?” 

5. Progreso de carrera

Incluso en las empresas más nuevas, la gente más joven y brillante siempre va a estar pensando en cómo este trabajo los llevará al siguiente trabajo y si tu empresa es el mejor lugar para que aprendan y crezcan.

Aunque no aconsejo tener discusiones sobre carrera en cada reunión (ni mucho menos por Zoom), en mi cargo anterior agendaba 1 de cada 4 reuniones para decirle al colaborador lo que sentimos sobre su papel en la empresa, su futuro y si sentían que estaban adquiriendo las habilidades, la formación y el apoyo adecuados para llevarlos a donde querían ir.

Estas discusiones son particularmente importantes cuando:

• Una persona ha estado en un puesto durante 18 meses o más.
• La empresa se enfrenta a algunos problemas especialmente difíciles.
• Justo antes y después de las revisiones de rendimiento

Cuando te tomas el tiempo para hacer preguntas y discutir temas de carrera con tu gente, demuestras que no solo estás en esto por ti mismo o por la compañía, sino que te preocupas genuinamente por su bienestar.

Ser un gran jefe y líder no se trata solo de hacer las cosas, se trata de entrenar y capacitar a tu gente para que puedan desarrollarse y crecer como personas, debes tener esto en cuenta en todo momento, puedes hacer que tu gente haga cosas increíbles mientras se mantienen felices y motivados en el proceso.

 Pensar en ellos y sus necesidades es aún más importante cuando tienen miedo o se sienten inseguros, como puede ser el caso de nuestra situación de cuarentena.

Dicho esto, si planeas discutir temas que afectan el desarrollo profesional, siempre es bueno avisar a tu colaborador con antelación para que puedan aportar sus ideas sobre el tema y prepararse para la conversación de antemano, tal y como se explica claramente en este artículo de Harvard Business Review sobre el Productive 1-1. 

6. Retroalimentación

Esto puede ser particularmente molesto para los líderes principiantes, pero en realidad tus reuniones de 1-1 también son una gran oportunidad para que veas cómo te está yendo a los ojos de tus colaboradores.

Una investigación realizada por Gallup en 2015 y publicada en un artículo en Fortune mostró que más del 50% de las personas renuncian debido a los malos jefes, eso es correcto: TU podría ser la razón por la que el brillante ingeniero o la gerente comercial estrella presionaron el botón de expulsión y aceptaron esa oferta en otra empresa.

Las reuniones 1-1’s proporcionan una gran oportunidad para construir una relación lo suficientemente fuerte y abierta como para que tus colaboradores confíen en que pueden compartir sus sentimientos acerca de lo que podrías hacer de forma diferente.

Por ejemplo, hace un tiempo en uno de mis cargos, uno de mis colaboradores me dijo que sentía que yo no escuchaba con suficiente atención, es decir que no tenía suficiente habilidad para la “escucha activa”. El resultado era que tenía que repetirme las cosas muchas veces y eso la hacía sentir que o no le prestaba atención o que no valoraba lo que ella tenía que decir.

¿Qué preguntas puedes hacerle?

 Aquí hay una lista corta:

1. ¿Cómo puedo ayudarte para hacer tu vida más fácil?
2. ¿Qué aspectos de mi forma de gestión te gustan? ¿En qué áreas crees que podría mejorar?
3. ¿Cómo puedo apoyarte mejor?
4. ¿Hay algo que podría haber hecho en (una situación en particular) que hubiera hecho tu trabajo más fácil?

7. Conociéndonos el uno al otro

Las reuniones 1-1 son también una excelente oportunidad para conocer y cuidar realmente a las personas con las que trabajas. Cuanto más inviertas en conocer a tu gente, más te darás cuenta de que se abren, son más honestos y están más dispuestos a compartir sus desafíos contigo.

Hoy en día, es particularmente importante preguntar a las personas cómo se están sintiendo dada la situación, como esta su familia, sus amigos y qué preocupaciones tienen. Hablar sobre temas no laborales es una buena manera de romper el hielo, especialmente cuando se trata de temas particularmente difíciles, como algunos a los que se están enfrentando en la actualidad.  

También encontrarás que cuanto más profundamente conoces a alguien y más les permites que te conozcan, más fuerte es el vínculo y más lealtad construyes. A las personas que tienen grandes gerentes que realmente los conocen y los aprecian, les cuesta mucho más salir en busca de una oportunidad fuera de la empresa que a los que no los conocen. 

Comienza ahora

Ten en cuenta que esto es solo el comienzo, estudia detenidamente estos elementos y pronto verás cambios drásticos (para mejor) en tus reuniones 1-1, y si aún no realizabas estas reuniones, espero que esto te convenciera para comenzarlas desde ya.

Es más importante que nunca tenerlas y aunque una llamada o videoconferencia no sea ideal, es mucho mejor que la alternativa.

En el siguiente artículo daremos algunos tips y consejos al momento de realizar estas reuniones, como aprovechar mejor el tiempo y como hacerlas mucho más efectivas.